Procedura zewnętrzna
Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U z 2024 r. poz. 928) zarządza się co następuje :
§ 1. 1. Ustala się procedurę przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych przez Prezydenta Miasta Ełku.
2. Użyte w zarządzeniu określenia oznaczają:
1) kanał zgłoszeń – ustanowiony bezpieczny i poufny sposób dokonywania zgłoszeń zewnętrznych;
2) procedura – niniejsza procedura przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych oraz podejmowania działań następczych;
3) organ (organ publiczny) - Prezydent Miasta Ełku;
4) osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia – osoby spośród pracowników urzędu obsługującego organ upoważnione do przyjmowania zgłoszeń, dokonywania ich wstępnej weryfikacji, podejmowania działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych, kontaktu z sygnalistą w celu przekazywania informacji zwrotnych i w razie potrzeby zwracania się o wyjaśnienia lub dodatkowe informacje w zakresie przekazanych informacji, jakie mogą być w jego posiadaniu oraz przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury zgłoszeń zewnętrznych;
5) ustawa – ustawa z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów (Dz. U. poz. 928).
3. Celem procedury jest ustalenie zasad przyjmowania zgłoszeń sygnalistów, ich weryfikacji, podejmowania działań wyjaśniających oraz następczych.
§ 2. 1. Zgłoszenie zewnętrzne może zostać dokonane do organu publicznego lub Rzecznika Praw Obywatelskich. Sygnalista może dokonać zgłoszenia zewnętrznego bez konieczności uprzedniego dokonania zgłoszenia wewnętrznego do podmiotu prawnego, w którym nastąpiło naruszenie. W stosownych przypadkach takie zgłoszenie może zostać przekazane do instytucji, organów lub jednostek organizacyjnych Unii Europejskiej.
2. Kontakt z Rzecznikiem Praw Obywatelskich możliwy jest poprzez formularz online (w tym w języku migowym) udostępniony na stronie: https://bip.brpo.gov.pl/, poprzez skrzynkę ePUAP (Elektroniczna Skrzynka Podawcza: /RPO/SkrytkaESP) lub na adres email: biurorzecznika@brpo.gov.pl.
3. Zaleca się korzystanie w pierwszej kolejności z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, jeśli naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu, a według sygnalisty nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
4. Każda osoba, która rozważa dokonanie zgłoszenia ma możliwość uzyskania od organu poufnej porady. W tym celu należy skontaktować się pod wskazanym numerem telefonu – 87 732 61 11.
§ 3. 1. W celu dokonania zgłoszenia zewnętrznego, Sygnalista korzysta z ustalonego przez organ kanału zgłoszeń, tj. elektronicznego systemu o nazwie „Sygnalizuj.pl”, w ramach którego pod adresem kanal-zewnetrzny-elk.sygnalizuj.pl udostępniony został formularz online do składania zgłoszeń zgodnie ze wskazówkami wskazanymi w systemie. Każde zgłoszenie otrzymuje swój indywidualny numer udostępniany sygnaliście. Dzięki numerowi zgłoszenia sygnalista otrzymuje wgląd do procesu przyjmowania zgłoszenia oraz podejmowania działań następczych przez organ.
2. Organ ustala kanał zgłoszeń zewnętrznych jako kanał niezależny i odrębny od kanałów zgłoszeń wykorzystywanych w ramach zwykłej działalności organu. Kanał ten zapewnia kompletność, poufność i integralność danych oraz ich zabezpieczenie przed dostępem osób nieupoważnionych oraz pozwala na przechowywanie informacji w sposób trwały w celu umożliwienia prowadzenia dalszego postępowania wyjaśniającego.
3. Zgłoszenia złożone z pominięciem ustalonych w procedurze kanałów zgłoszeń nie będą rozpatrywane na zasadach wskazanych w procedurze.
§ 4. 1. Organ przyjmuje i rozpatruje zgłoszenia skierowane bezpośrednio do organu przez sygnalistę oraz zgłoszenia skierowane przez sygnalistę do Rzecznika Praw Obywatelskich lub innego organu, które to zgłoszenia zostały przez Rzecznika Praw Obywatelskich lub inny organ przekazane organowi jako właściwemu do podjęcia działań następczych. Zgłoszenie powinno zawierać:
1) dane sygnalisty i sposób kontaktu z sygnalistą;
2) dane osoby, której dotyczy zgłoszenie;
3) kategorię naruszenia prawa;
4) wszelkie okoliczności wskazujące na naruszenie prawa;
5) informacje, dokumenty oraz inne dowody dotyczące wystąpienia naruszenia prawa lub nieprawidłowości wskazanych w zgłoszeniu, w tym w szczególności dane świadków naruszenia;
6) miejsce, czas, okres, w którym doszło do naruszenia.
2. Sygnalista przed dokonaniem zgłoszenia powinien zapoznać się z niniejszą procedurą oraz klauzulą informacyjną dotyczącą przetwarzania danych osobowych, która stanowi załącznik do procedury.
3. Organ nie obsługuje zgłoszeń dokonanych anonimowo.
4. Dane osobowe sygnalisty, które pozwalają na ustalenie jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom, chyba że za wyraźną zgodą sygnalisty.
5. W przypadku, gdy ujawnienie tożsamości sygnalisty jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującej osobie, której dotyczy zgłoszenie, ust. 4 nie stosuje się. W takiej sytuacji przed dokonaniem ujawnienia tożsamości sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę i przesyła mu w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu lub sądowemu.
6. W celu rozpatrzenia zgłoszenia oraz podjęcia działań wyjaśniających i następczych konieczne może okazać się uzupełnienia przez sygnalistę informacji przekazanych w zgłoszeniu. W takiej sytuacji podmiot ma prawo skontaktować się z sygnalistą z prośbą o ich uzupełnienie wskazując, jakie informacje są niezbędne.
§ 5. 1. W celu przyjmowania, rozpatrywania zgłoszeń, kontaktu z sygnalistą oraz przekazywania zainteresowanym osobom informacji na temat procedury, organ upoważnił osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia zgodnie z przepisami prawa.
2. Do spraw szczególnie złożonych dopuszcza się powołanie zespołu.
3. Po złożeniu zgłoszenia, sygnalista otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 (siedmiu) dni od daty otrzymania zgłoszenia.
4. Po otrzymaniu i potwierdzeniu zgłoszenia osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół przeprowadza wstępną analizę, oceniając czy przekazana informacja stanowi informację o naruszeniu prawa, a także czy przekazana informacja pozwala na rozpoczęcie postępowania wyjaśniającego. Osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół ma prawo zwrócić się do sygnalisty na każdym etapie weryfikacji zgłoszenia o dodatkowe informacje lub wyjaśnienia, jeśli są one niezbędne do prawidłowej weryfikacji zgłoszenia. Organ odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji w przypadku, kiedy sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości.
5. Osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół w pierwszej kolejności weryfikuje, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa oraz dokonuje ustalenia, czy dotyczy naruszeń w dziedzinie, która należy do zakresu działania organu, a jeżeli nie należy – dokonuje ustalenia organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
6. Osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół może odstąpić od rozpatrywania lub przekazania zgłoszenia, jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa. W takiej sytuacji osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół informuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia, podając mu ustalenia, jakich dokonano w trakcie wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
7. Jednocześnie osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół odstępując od przekazania zgłoszenia, o którym mowa w ust. 6, może poinformować sygnalistę, że informacja wskazana przez niego w zgłoszeniu podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych i przekazuje sygnaliście odpowiednie pouczenie w tym zakresie.
8. W przypadku, kiedy po wstępnej weryfikacji zgłoszenia okaże się, że dotyczy informacji o naruszeniu prawa, ale nie należy do zakresu działania podmiotu, osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół dokonuje ustalenia organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych i przekazuje zgłoszenie. Zgłoszenie zostaje przekazane do właściwego organu publicznego w terminie 14 dni od dnia jego dokonania przez sygnalistę, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż w terminie 30 dni. W tym terminie osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół informuje sygnalistę o przekazaniu zgłoszenia i podaje do jakiego organu publicznego zostało one przekazane.
9. W przypadku, kiedy osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół ustalił, że organ jest właściwy do podjęcia działań następczych związanych ze zgłoszeniem, a posiadane dane pozwalają ocenić zgłoszenie jako prawdziwe i wystarczające, aby uznać, że istnieje prawdopodobieństwo naruszenia lub nieprawidłowości przepisów prawa w podmiocie, osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół rozpoczyna postępowanie wyjaśniające.
10. Nie później niż w terminie 1 miesiąca od dnia otrzymania żądania od sygnalisty, organ wydaje sygnaliście zaświadczenie potwierdzające o tym, że sygnalista podlega ochronie zgodnie z przepisami ustawy.
11. Osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół może odstąpić od rozpatrywania zgłoszenia i przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego tylko w sytuacjach, gdy zgłoszenie jest w sposób oczywisty niewiarygodne lub gdy mimo prób nie udało się uzyskać od sygnalisty niezbędnych informacji do przeprowadzenia postępowania.
12. Organ może w uzasadnionych przypadkach przekazać w trakcie przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego zgłoszenie jednostkom organizacyjnym podległym lub nadzorowanym przez organ lub innej jednostce organizacyjnej, której powierzono zadania w drodze porozumienia.
13. Osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół prowadzi postępowanie wyjaśniające samodzielnie, o ile charakter zgłoszenia i przedstawione w nim dowody oraz okoliczności nie wymagają zaangażowania przedstawicieli innych osób. Zespół może skorzystać ze wsparcia niezależnego i bezstronnego eksperta, jeśli jego wiedza i doświadczenie mogą okazać się pomocne przy prowadzeniu działań wyjaśniających. Ekspert może zostać powołany jako członek zespołu w przypadku, kiedy jest pracownikiem urzędu obsługującego organ. W takim wypadku podmiot upoważnia eksperta do prowadzenia działań wyjaśniających na piśmie oraz zobowiązuje go do zachowania poufności w zakresie uzyskanych danych osobowych i informacji, także po zakończeniu prowadzenia działań wyjaśniających. W przypadku, gdy ekspert nie jest pracownikiem urzędu obsługującego organ, nie jest on członkiem zespołu i nie mogą być mu udostępniane dane osobowe wskazane w zgłoszeniu, ani żadne informacje pozwalające na ustalenie tożsamości sygnalisty, czy osób wskazanych w zgłoszeniu. W takim wypadku ekspert pełni jedynie funkcję doradczą.
14. W przypadku, gdy w skład zespołu wchodzi osoba, której dotyczy zgłoszenia, zostaje ona wyłączona z procesu rozpatrywania zgłoszenia, które jej dotyczy. Każdy członek zespołu może też samodzielnie poinformować o okolicznościach go wyłączających lub mających wpływ na jego obiektywność i bezstronność. W wypadku wyłączenia członka zespołu podmiot wyznaczy i upoważni inną osobę do rozpatrzenia zgłoszenia, jeśli inni członkowie zespołu nie będą w stanie rozpatrzyć zgłoszenia.
15. Osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół prowadząc postępowanie wyjaśniające, działa zgodnie z zasadami uczciwości, bezstronności i poufności oraz zasadami określonymi w procedurze, a w przypadkach nieuregulowanych – zgodnie z ustawą.
16. Osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół chroni sygnalistę, podejmując działania mające na celu zapobieżenie ujawnieniu jego tożsamości osobom trzecim oraz wszelkim formom działań, takim jak nierówne traktowanie, mobbing czy prześladowanie. Ochrona ta obejmuje także osoby bliskie sygnaliście, powiązane z sygnalistą czy pomagające mu dokonać zgłoszenia.
17. Zespół sporządza notatkę służbową z każdego spotkania, a wyjaśnienia i informacje uzyskane od wezwanych osób są zapisywane w protokole.
§ 6. 1. Po rozpatrzeniu zgłoszenia i przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół podejmuje działania następcze bądź odstępuje od nich w przypadku, kiedy zgłoszenie okaże się niezasadne oraz przekazuje sygnaliście informacją zwrotną o planowanych lub podjętych działaniach następczych oraz powody podjęcia tych działań. Informacja zwrotna przekazywana jest nie później niż w terminie 3 miesięcy od dnia wpływu zgłoszenia, a w przypadku nieprzekazania potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia, w terminie 3 miesięcy od upływy 7 dni od dnia dokonania zgłoszenia.
2. W uzasadnionych przypadkach, kiedy stopień skomplikowania, złożoność oraz charakter zgłoszenia będzie tego wymagał, osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół może wydłużyć termin przekazania informacji zwrotnej sygnaliście wskazany w ust. 1, nie dłużej niż do 6 miesięcy od dnia dokonania zgłoszenia oraz po poinformowaniu sygnalisty o przedłużeniu tego terminu przez upływem terminu wskazanego w ust. 1. Organ informuje również sygnalistę o ostatecznym wyniku postępowań wyjaśniających wszczętych na skutek zgłoszenia.
3. Organ może nie podejmować działań następczych w przypadku, kiedy organ otrzymał już zgłoszenie dotyczące tej sprawy od tego samego lub innego sygnalisty, a nowe zgłoszenie nie zawiera żadnych nowych i istotnych informacji w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem. O niepodjęciu działań następczych organ informuje sygnalistę, podając mu uzasadnienie niepodjęcia działań następczych, a w razie kolejnego zgłoszenia- pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty. Osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół odnotowuje ten fakt w rejestrze zgłoszeń.
4. Osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół sporządza notatkę służbową z każdego posiedzenia, natomiast wyjaśnienia i informacje udzielone przez osoby wezwane są zapisywane w protokole. Zarówno notatka służbowa, jak i protokół są dokumentami objętymi zasadami poufności.
5. Po zakończeniu czynności wyjaśniających osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół podejmuje decyzję co do podjęcia działań następczych, bądź odstąpienia od nich w przypadku, kiedy zgłoszenie okaże się niezasadne.
6. W ramach działań następczych osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół może zalecić i podjąć konkretne działania naprawcze lub dyscyplinarne. W szczególności mogą polegać one na wszczęciu dodatkowego postępowania wyjaśniającego, kontroli lub postępowania administracyjnego, ale również wniesieniu oskarżenia, powództwa czy innych działań mających na celu odzyskanie środków finansowych.
7. Zadaniem osób odpowiedzialnych za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespołu jest również przedstawienie środków zaradczych, które mają na celu wyeliminowanie podobnych naruszeń prawa w przyszłości.
8. W przypadku powołania zespołu, składa się on z osób, które decyzje co do działań następczych oraz środków zaradczych podejmują zwykłą większością głosów. W przypadku równości głosów ostateczne rozstrzygnięcie sprawy należy do przewodniczącego zespołu.
9. Organ bez zbędnej zwłoki przekazuje właściwym instytucjom, organom lub jednostkom organizacyjnym Unii Europejskiej informacje zawarte w zgłoszeniu w celu prowadzenia działań następczych.
10. W celu skutecznego podjęcia działań następczych oraz przekazania informacji zwrotnej sygnalista powinien podać adres do kontaktu. W przeciwnym razie organ odstępuje od realizacji następujących obowiązków:
1) potwierdzenia otrzymania zgłoszenia;
2) poinformowania sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia i podania ustaleń ze wstępnej weryfikacji;
3) poinformowania sygnalisty o przekazaniu zgłoszenia do właściwego organu publicznego;
4) wydania sygnaliście zaświadczenia o przyznanej mu ochronie;
5) poinformowania sygnalisty o niepodjęciu działań następczych i jego uzasadnieniu;
6) przekazania sygnaliście informacji zwrotnej.
11. W przypadku zgłoszenia anonimowego organ odstępuje od:
1) potwierdzenia otrzymania zgłoszenia;
2) poinformowania sygnalisty o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia i podania ustaleń ze wstępnej weryfikacji;
3) poinformowania sygnalisty, że objęta zgłoszeniem informacja podlega rozpatrzeniu w trybie przewidzianym w przepisach odrębnych;
4) wydania sygnaliście zaświadczenia o przyznanej mu ochronie;
5) poinformowania sygnalisty o niepodjęciu działań następczych i jego uzasadnieniu;
6) przekazania sygnaliście informacji zwrotnej.
§ 7. 1. Osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół zobowiązany jest do prowadzenia rejestru każdego zgłoszenia.
2. Dane osobowe oraz pozostałe informacje zawarte są w rejestrze przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
3. Rejestr zgłoszeń zawiera:
1) numer zgłoszenia;
2) przedmiot naruszenia;
3) dane osobowe sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie, niezbędne do identyfikacji tych osób;
4) adres do kontaktu sygnalisty;
5) datę dokonania zgłoszenia;
6) informację o podjętych działaniach następczych;
7) informację o niepodejmowaniu dalszych działań w przypadku, o którym mowa w § 6 ust. 3;
8) informację o wydaniu zaświadczenia, o którym mowa w § 5 ust. 10;
9) datę zakończenia sprawy, szacunkową szkodę majątkową, jeżeli została stwierdzona, oraz kwoty odzyskane w wyniku zgłoszenia, jeśli organ posiada te dane.
§ 8. 1. Zakazane jest podejmowanie jakichkolwiek działań odwetowych bądź groźby czy próby takich działań zmierzających do utrudnienia sygnaliście, osobie powiązanej z sygnalistą lub osobie, która pomogła sygnaliście w dokonaniu zgłoszenia pracy, pogorszenia warunków pracy, dyskryminacji bądź innego rodzaju zachowań będących przejawem niesprawiedliwego traktowania w związku z dokonaniem przez sygnalistę zgłoszenia w dobrej wierze.
2. Osoby odpowiedzialne za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespół ponosi odpowiedzialność za poufność dokonanego zgłoszenia oraz są zobowiązani do właściwego reagowania na wszelkie przejawy działań odwetowych oraz ujawnienie tożsamości sygnalisty.
3. Osoby wskazane w ust. 1 uprawnione są do niezwłocznego powiadomienia osób odpowiedzialnych za podejmowanie czynności wobec zgłoszenia/zespołu o działaniach odwetowych skierowanych przeciwko nim oraz ujawnieniu ich tożsamości.
4. Sygnalista ma prawo do:
1) odszkodowania w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłoszone do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski” przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego, lub
2) zadośćuczynienia.
5. Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia prawa innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
6. Osoba, która poniosła szkodę z powodu świadomego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nieprawdziwych informacji przez sygnalistę, ma prawo do:
1) odszkodowania lub
2) zadośćuczynienia za naruszenie dóbr osobistych od sygnalisty, który dokonał takiego zgłoszenia lub ujawnienia publicznego.
§ 9. 1. Dane osobowe sygnalisty, pozwalające na ustalenia jego tożsamości, nie podlegają ujawnieniu nieupoważnionym osobom chyba, że za wyraźną zgodą sygnalisty.
2. Dane osobowe przetwarzane są tylko w zakresie niezbędnym do przyjęcia zgłoszenia lub podjęcia ewentualnego działania następczego. Te dane osobowe, które nie mają znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane, tj. nie później niż w ciągu 14 dni od chwili ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
3. Dane osobowe usuwane są w terminie 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
§ 10. Co najmniej raz na 3 lata organ dokonuje przeglądu niniejszej procedury zgłoszeń zewnętrznych.
§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 25 grudnia 2024 r.
KLAUZULA INFORMACYJNA dot. przetwarzania danych osobowych w związku z ustawą o ochronie sygnalistów
Na mocy z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), informujemy, że:
I. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Prezydent Miasta Ełku.
II. Adres siedziby Administratora: ul. Marszałka Józefa Piłsudskiego 4, 19-300 Ełk.
III. Kontakt do Administratora:
- pisemnie na adres siedziby Administratora,
- poprzez platformę ePUAP,
- e-mailowo na adres: um@um.elk.pl,
- telefonicznie.
IV. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych z którym można skontaktować za pomocą adresu e-mail: dpo@um.elk.pl.
V. Podane dane będą przetwarzane w celu wypełnienia obowiązków wskazanych ustawą z dnia 14 czerwca 2024 o ochronie sygnalistów (DZ. U. 2024 poz. 928), a co za tym idzie w szczególności w celu przyjęcia zgłoszenia informacji o naruszeniach prawa oraz podjęcia działań następczych.
VI. Podstawę przetwarzania danych osobowych stanowią:
- obowiązek prawny wynikający z ustawy z dnia 14 czerwca o ochronie sygnalistów (DZ. U. 2024 poz. 928) - art. 6 ust. 1 lit. c RODO,
- zgoda w przypadku ujawnienia tożsamości sygnalisty- art. 6 ust. 1 lit. a RODO,
- uzasadniony interes Administratora lub osoby trzeciej, której dane są ujawniane, jakim jest konieczność weryfikacji otrzymanego zgłoszenia i przeprowadzenie postępowania wyjaśniającego - art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
VII. Przysługują Państwu następujące prawa związane z przetwarzaniem danych osobowych:
a) prawo dostępu do treści danych,
b) prawo do sprostowania lub uzupełnienia danych,
c) prawo do wycofania zgody na ujawnienie tożsamości,
d) prawo do usunięcia danych,
e) prawo do wniesienia sprzeciwu, a na czas rozpatrywania zgłoszenia prawo do ograniczenia przetwarzania danych,
f) prawo do wniesienia skargi do Prezesa UODO.
VIII. Dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom zewnętrznym z wyjątkiem podmiotów upoważnionych do przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych oraz podejmowania działań następczych, w tym weryfikacji zgłoszenia i dalszej komunikacji, a także do dostawcy platformy do obsługi zgłoszeń oraz innych podmiotów przetwarzających dane na podstawie zawartej z Administratorem umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych. Dane osobowe mogą być udostępnianie również podmiotów upoważnionym do odbioru tych danych na podstawie innych przepisów prawa, w szczególności organom władzy publicznej.
IX. Dane osobowe oraz pozostałe informacje ujawnione w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych przechowywane będą przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami.
X. Dane osobowe zebrane w celu wykonania obowiązku ustawowego nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.
XI. Administrator nie będzie przekazywał Państwa danych osobowych odbiorcom spoza EOG.